Umsatzsteuer bei Inkassoabrechnungen – Was gilt zu beachten

Warum zahlt der Schuldner die Inkassogebühren, aber nicht die Umsatzsteuer?

Bei nicht fristgerechter Zahlung muss der Schuldner in der Regel den Schaden des Gläubigers ersetzen, der aus diesem Verzug resultiert. Das beinhaltet unter anderem die Verzugszinsen und die Inkassogebühren. Die Umsatzsteuer auf den Verzugsschaden, so der Bundesgerichtshof, stellt jedoch eine Ausnahme dar, wenn der Gläubiger vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Begründen lässt sich das dadurch, dass die Umsatzsteuer auf die von einem Inkassodienstleisters erbrachten Leistungen vom Finanzamt im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung zurückerstattet werden kann.

Hierdurch entsteht in Höhe des Vorsteuerbetrages kein erstattungsfähiger Verzugsschaden durch den Schuldner

Auswirkungen auf eine Abrechnung des Inkasso-Verfahren

Die Summe aus Hauptforderung und Zinsen wird um den Betrag der angefallenen Umsatzsteuer reduziert und der erbleibende Betrag wird ausbezahlt.

Aufgrund dieser notwendigen Abrechnungsmethodik kann es vorkommen, dass der “Gesamtbetrag für den Kunden” geringer ist als die erlöste Gesamtforderung. Wichtig für Sie zu wissen ist, dass wir bei vollständiger Bezahlung durch den Schuldner keineswegs Teile der Hauptforderung einbehalten.

Vielmehr erhalten Sie diese Differenz zurück, indem Sie sich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung den Umsatzsteuerbetrag – in unserem Beispiel also 13,34 EUR – vom Finanzamt erstatten lassen.
Die Umsatzsteuer auf Inkassogebühren stellt buchhalterisch einen durchlaufenden Posten dar, so dass sie der Umsatzsteuer von anderen Dienstleistungsrechnungen gleichzusetzen ist.

Warum verfahren wir so?

Weil natürlich alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt sein müssen.
Die Inkasso-Fälle müssen sowohl Ihnen als Gläubiger als auch Ihrem Schuldner gegenüber umsatzsteuerrechtlich korrekt abgewickelt werden. Um Ihnen diesen Prozess so einfach wie möglich zu erläutern finden Sie unten noch einmal ein Praxisbeispiel:

Ihre an uns eingereichte Forderung:

Hauptforderung 342,60 EUR
Mahngebühr 10,00 EUR

Wir ergänzen Ihre Hauptforderung um die Inkasso-Vergütung und die anfallenden Auslagen zur einer Gesamtforderung:

Hauptforderung 342,60 EUR
Mahngebühr 10,00 EUR
Inkassovergütung 44,10 EUR
Auslagen 8,82 EUR
Verzugszinsen 3,63 EUR
Gesamtforderung somit 399,15 EUR

Der Schuldner zahlt den Gesamtbetrag. Als Zahlungseingang bei uns, Hansen Forderungsmanagement verbuchen wir also:

399,15 EUR

Ihr Inkassodienstleister genauso wie wir, verrechnet diesen Geldeingang dann auf die sogenannte Haupt- und Nebenforderung. Die von uns dabei abzuführende Umsatzsteuer (auf die Inkassovergütung und die Auslagen) werden von dem auszuschüttenden Betrag abgezogen. Die verbleibende Differenz wird dann an Sie ausbezhalt.

Zahlungseingang: 399,15 EUR
davon entfallen 342,60 EUR

auf die Hauptforderung abzüglich der Umsatzsteuer die auf die Nebenforderung anfällt.

Mehrwertsteuer Inkasso 8,38 EUR (19% aus 44,10 EUR)
Mehrwertsteuer Auslage 1,68 EUR (19% aus 8,82 EUR)
Einbehalt der Ust. 10,06 EUR

Auszahlung durch uns an Sie:

Hauptforderung 342,60 EUR
abzgl. Ust. 10,06 EUR
Auszahlung an Sie 332,54 EUR

Diese, von uns einbehaltene und an das Finanzamt abgeführte, Umsatzsteuer erhalten Sie von Ihrem Finanzamt, im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung, erstattet.
Damit Sie diese entsprechend geltend machen können, erhalten Sie von uns eine (Ab) Rechnung.

Auszahlung an Sie: 332,54 EUR
Vorsteuererstattung
durch Finanzamt 10,06 EUR
Insg. erhaltener Betrag: 342,60 EUR

Somit haben Sie Ihre Forderung vollständig erhalten.